所有者助手在推動(dòng)流程執(zhí)行方面要承擔(dān)哪些職責(zé)呢?他要對(duì)流程全過程負(fù)責(zé)監(jiān)控,對(duì)流程的符合性負(fù)責(zé),當(dāng)流程出現(xiàn)不符合的時(shí)候,及時(shí)地退回,要求前端環(huán)節(jié)重新糾正后再走流程;當(dāng)流程出現(xiàn)延遲的時(shí)候,他會(huì)提醒流程當(dāng)前處理環(huán)節(jié)盡快完成流程的處理,以確保流程運(yùn)行時(shí)效。
這樣的角色其實(shí)在每個(gè)流程團(tuán)隊(duì)都能夠找出來,比如費(fèi)用報(bào)銷流程的財(cái)務(wù)控制人員,當(dāng)流程發(fā)生變更的時(shí)候,報(bào)銷申請(qǐng)如果不按新的流程操作,到了費(fèi)用報(bào)銷處理專員處會(huì)被卡住,他會(huì)告訴申請(qǐng)者錯(cuò)誤所在,并把正確的申請(qǐng)方式給他,直到他的申請(qǐng)符合流程為止。為了提升流程效率,財(cái)務(wù)控制人員會(huì)在制度變更的時(shí)候,發(fā)出郵件通知相關(guān)人員變化點(diǎn),并會(huì)定期地舉行流程操作培訓(xùn)。當(dāng)操作者不熟悉流程規(guī)定的時(shí)候,他可以直接求助這個(gè)財(cái)務(wù)控制人員,在這里能夠得到最清晰、最專業(yè)、最容易懂的解釋。
如果每個(gè)流程都有一個(gè)助手來協(xié)助流程所有者確保流程執(zhí)行力,我們有理由相信流程設(shè)計(jì)之后是有執(zhí)行保障的。當(dāng)然這里有一個(gè)前提條件就是流程助手要有非常強(qiáng)的制度執(zhí)行意識(shí)及制度推動(dòng)執(zhí)行的能力,而且公司高層不能利用個(gè)人權(quán)威跨越流程(高層不能帶頭違反流程)。
某公司的管理副總抱怨:公司的流程沒有執(zhí)行力,制度里明確規(guī)定需要經(jīng)過他的批準(zhǔn)之后才能夠通過的事情,但實(shí)際就是沒有人按這個(gè)流程去執(zhí)行,而當(dāng)他知道的時(shí)候,不符合已經(jīng)是很普遍的事實(shí)。問題在流程執(zhí)行中缺乏一個(gè)執(zhí)行者幫助他來把關(guān),沒有這樣的人去發(fā)現(xiàn)流程不符合,并對(duì)不符合進(jìn)行處理。另外, 也存在公司缺乏制度意識(shí)的可能,如果公司高層帶頭違反流程、違反制度,流程的執(zhí)行肯定會(huì)是一句空話。