溝通管理作為IT項(xiàng)目管理的重要組成部分，其考驗(yàn)著項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力，也是項(xiàng)目獲得成功的重要基礎(chǔ)。2014年月，劉經(jīng)理所在公司通過招投標(biāo)獲得了西部某市市政府的空間地理信息政務(wù)綜合應(yīng)用平臺項(xiàng)目該項(xiàng)目總投資1700萬元，建設(shè)工期13個月。劉經(jīng)理作為項(xiàng)目經(jīng)理主導(dǎo)實(shí)施了該項(xiàng)目的建設(shè)。該項(xiàng)目的主要目標(biāo)是收集全市重點(diǎn)政府部門（如：國土局、建設(shè)局、發(fā)改局等）的政務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，建設(shè)人口、法人、經(jīng)濟(jì)、資源及空間地理數(shù)據(jù)庫，通過政務(wù)綜合應(yīng)用平臺完成數(shù)據(jù)的存儲、脫敏、共享應(yīng)用等功能，實(shí)現(xiàn)全市重點(diǎn)政府部門的業(yè)務(wù)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和流程化。

由于該項(xiàng)目工期較長涉及干系人眾多，因而項(xiàng)目的溝通管理是成功的關(guān)鍵。在充分分析了該項(xiàng)目特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，在項(xiàng)目溝通管理中分別采用了編制有針對性的溝通管理計(jì)劃，規(guī)范信息發(fā)布，及時科學(xué)的編制績效報(bào)告，針對性的做好干系人管理等相關(guān)措施對項(xiàng)目進(jìn)行了管理。該項(xiàng)目于2015年10月通過了業(yè)主方終驗(yàn)，贏得了用戶的好評。本文結(jié)合劉經(jīng)理的實(shí)踐，以該項(xiàng)目為例，對信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中的溝通管理進(jìn)行探討。

2014年9月，某市市政府為了提升行政效率、降低行政成本，進(jìn)一步深化電子政務(wù)應(yīng)用，啟動了空間地理信息政務(wù)綜合應(yīng)用平臺項(xiàng)目的建設(shè)。該項(xiàng)目通過收集全市各重點(diǎn)政府部門的政務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，建設(shè)人口、法人、經(jīng)濟(jì)、資源及空間地理數(shù)據(jù)庫，利用政務(wù)綜合應(yīng)用平臺，整合全市各重點(diǎn)政府部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，完成數(shù)據(jù)的存儲、脫敏、權(quán)限劃分、共享應(yīng)用等工作。以此為基礎(chǔ)，將“六規(guī)合一”（城鄉(xiāng)規(guī)劃、土地利用規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃、民生保障規(guī)劃、人口發(fā)展規(guī)劃、生態(tài)保護(hù)規(guī)劃）用實(shí)景地圖和具體表格的方式展現(xiàn)，通過政務(wù)綜合應(yīng)用平臺，實(shí)現(xiàn)全市重點(diǎn)政務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，并對相關(guān)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析，為市政府對城市的行政管理提供詳實(shí)、可靠的決策依據(jù)和高效的政務(wù)信息化運(yùn)用。該項(xiàng)目采用公開招標(biāo)的方式，劉經(jīng)理公司順利中標(biāo)，由劉經(jīng)理擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目于2014年月簽訂了合同，總合同額700萬，要求在13個月內(nèi)全面竣工并投入使用。

由于該項(xiàng)目情況復(fù)雜、涉及干系人較多，因此溝通管理顯得尤為重要。在本項(xiàng)目中，劉經(jīng)理們除了對其余管理領(lǐng)域認(rèn)真注意外，特別對溝通管理進(jìn)行了重視。劉經(jīng)理們從溝通管理計(jì)劃編制、信息發(fā)布、績效報(bào)告、干系人管理等幾方面進(jìn)行了管理，接下來劉經(jīng)理將介紹劉經(jīng)理們在這些方面中采用的方法和應(yīng)對的問題。

一、溝通管理計(jì)劃編制

鑒于政務(wù)應(yīng)用綜合平臺項(xiàng)目規(guī)模情況復(fù)雜，干系人眾多，所以劉經(jīng)理們在項(xiàng)目前期就著手制定了溝通管理計(jì)劃。溝通管理計(jì)劃編制的關(guān)鍵部分就是對項(xiàng)目干系人進(jìn)行分析。對項(xiàng)目干系人分析有兩個目的：一方面，可以確定不同的項(xiàng)目干系人的信息需求；另一方面，可以清楚辨別對項(xiàng)目干系人的影響從而采取相應(yīng)的措施。由于項(xiàng)目中涉及到的干系人的期望和對結(jié)果的關(guān)注度不同，所以首先針對干系人進(jìn)行分類。

針對本項(xiàng)目，劉經(jīng)理將干系人分為四類：一類為甲方市政府主管領(lǐng)導(dǎo)和各重點(diǎn)部門的主管領(lǐng)導(dǎo)，以及劉經(jīng)理們公司的上級主管領(lǐng)導(dǎo)，他們主要關(guān)注項(xiàng)目的整體情況，跟他們的溝通以里程碑評審會和月度正式項(xiàng)目報(bào)告為主；二類是甲方委派全程參與、跟蹤項(xiàng)目的工作人員和監(jiān)理公司，他們除了關(guān)注一類干系人的關(guān)注點(diǎn)外，比較關(guān)注各方面的細(xì)節(jié)情況，因此給他們補(bǔ)充了詳細(xì)的項(xiàng)目周期報(bào)告；三類為公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)、采購、質(zhì)量等部門的負(fù)責(zé)人，他們作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行層面的核心成員，劉經(jīng)理們采取周例會、專題會議、專題報(bào)告的方式，溝通各方面的信息，解決各種問題；四類是公司內(nèi)部參與項(xiàng)目開發(fā)以及項(xiàng)目實(shí)施過程的普通項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，他們只需要了解各自負(fù)責(zé)工作的相關(guān)信息及關(guān)聯(lián)性信息即可，主要由定期工作例會以及群共享信息的方式來進(jìn)行溝通。同時，在項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃中緊一步細(xì)致的描述了干系人的溝通方式、所需信息內(nèi)容、詳實(shí)程度、送達(dá)方式、保密要求等規(guī)范，并經(jīng)所有干系人一致認(rèn)可后發(fā)布執(zhí)行。   

二、信息發(fā)布

根據(jù)溝通管理計(jì)劃中定制的四類干系人，采用了不同的信息發(fā)布模式，同時規(guī)范使用了不同類型的績效報(bào)告模板。對于一類干系人，在每個月將項(xiàng)目的進(jìn)展情況、本月內(nèi)產(chǎn)生的各種會議評審報(bào)告、劉經(jīng)理們采用當(dāng)面匯報(bào)及書面報(bào)告結(jié)合的方式，將該項(xiàng)目的進(jìn)度情況、各類會議評審報(bào)告，于每月月末發(fā)布。對于二類干系人，每月末和每周末將項(xiàng)目完成的功能、進(jìn)度、質(zhì)量情況等信息，以及各種內(nèi)部評審的會議報(bào)告進(jìn)行匯總，采用郵件和電話結(jié)合的方式進(jìn)行分發(fā)。對于三類和四類干系人，因?yàn)樯硖幱陧?xiàng)目團(tuán)隊(duì)集中辦公環(huán)境中，所以將周例會報(bào)告、項(xiàng)目各技術(shù)評審報(bào)告、項(xiàng)目所有技術(shù)文檔、管理文檔等，由配置管理人員及時更新到團(tuán)隊(duì)共享的項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫中，項(xiàng)目成員根據(jù)不同的權(quán)限和角色可以進(jìn)行檢索和查看。

  三、績效報(bào)告

績效報(bào)告與上述信息發(fā)布的不同，主要在于績效報(bào)告特指項(xiàng)目在關(guān)鍵的里程碑處正式發(fā)布信息，包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告和預(yù)測。其主要目的是定時對績效進(jìn)行測量，并且與制定的進(jìn)度、質(zhì)量、成本、范圍等基準(zhǔn)進(jìn)行比較，用圖表、數(shù)據(jù)等方式說明項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)；同時對現(xiàn)存的問題和風(fēng)險(xiǎn)加以分析，并為后續(xù)里程碑階段制定相應(yīng)的計(jì)劃。例如，在本項(xiàng)目的設(shè)備接入單元編碼的過程中，劉經(jīng)理們通過掙值分析的方法，得到了關(guān)于范圍、進(jìn)度、成本三項(xiàng)目標(biāo)上的狀態(tài)報(bào)告。通過分析結(jié)果劉經(jīng)理們發(fā)現(xiàn)進(jìn)度落后，成本超支，于是及時進(jìn)行了調(diào)整，組織了人員培訓(xùn)，并且采用了快速跟進(jìn)等措施，追回了偏差?？梢?，績效報(bào)告中可以清晰地看到項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)和進(jìn)展情況，同時可以對項(xiàng)目的進(jìn)展情況作出明確的測定和衡量。這有利于對項(xiàng)目的成本、進(jìn)度、質(zhì)量等方面進(jìn)行整體有效的監(jiān)控。

  四、干系人管理

針對項(xiàng)目中不同干系人對于項(xiàng)目的影響程度，以及干系人的不同類型特點(diǎn)進(jìn)行管理。對于一類干系人，溝通中需要匯報(bào)其所關(guān)注的要點(diǎn)，如進(jìn)度狀況、成本情況、質(zhì)量問題等，力求簡明扼要，尤其是對他們所提出的意見和建議，認(rèn)真記錄、及時反饋，以期望得到他們的認(rèn)可和支持；對于二類干系人，因?yàn)樗麄儗τ陧?xiàng)目實(shí)施中的字節(jié)比較了解，也能體會到工作的難度，所以需要跟他們建立親密的互信與伙伴關(guān)系，甚至有時候面對一類干系人不合理的要求時也需要二類干系人幫助做說服工作；對于三類干系人，主要都是實(shí)際業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，對項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)流程方面有一定的權(quán)威，需要采用虛心的態(tài)度，遇到問題共同探討，建立團(tuán)隊(duì)內(nèi)部融洽的合作關(guān)系；對于四類干系人，他們是實(shí)際執(zhí)行工作的主體，也是各方面問題產(chǎn)生的源頭，因此應(yīng)采用嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的制度、寬松的工作氛圍和適當(dāng)?shù)膭罘椒▉硖嵘麄兊姆e極性。

由于項(xiàng)目溝通管理措施得當(dāng)，成本、進(jìn)度、質(zhì)量管控較好，項(xiàng)目于2015年月上線試運(yùn)行，1月初通過驗(yàn)收，目前運(yùn)行良好，較為圓滿的實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目目標(biāo)?；仡櫿麄€項(xiàng)目過程，合理、規(guī)范、科學(xué)的進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目成功的基本保障。該項(xiàng)目為以后開發(fā)類似項(xiàng)目積累了很好的經(jīng)驗(yàn)。每個項(xiàng)目都具有自身的特點(diǎn)，溝通方法、溝通形式都可能不同，但是無論怎樣作為項(xiàng)目經(jīng)理必須保證項(xiàng)目在一個規(guī)則和諧、合作理解溝通的環(huán)境下進(jìn)行，因此如何更好地把握項(xiàng)目溝通的原則，改善溝通技巧并靈活運(yùn)用到實(shí)際項(xiàng)目中去還有待于去研究探索實(shí)踐和總結(jié)。